Pengadilan sebagai institusi pelayanan publik tidak akan mungkin lepas dari kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dalam memberikan pelayanan, di mana kualitas pengolahan informasi merupakan faktor penting bagi keberhasilan suatu institusi pelayanan.
Sistem informasi yang baik dapat mendukung alur kerja dengan berbagai cara yang akan memberikan kontribusi untuk pelayanan yang lebih baik. Sejak 2018, Mahkamah Agung Republik Indonesia (MA RI) telah merespons perkembangan teknologi informasi dan komunikasi tersebut dengan meluncurkan ecourt sebagai inovasi dalam penyederhanaan sistem pendaftaran perkara, yang saat ini telah semakin optimal penggunaannya dalam setiap pendaftaran perkara perdata di seluruh lingkungan peradilan umum.
Pengembangan aplikasi Pendaftaran Online Surat Kuasa Advokat atau yang disingkat dengan POSKA ini, setidaknya dilatarbelakangi lima aspek penting. Pertama, sejalan dengan semangat MA RI dalam pemanfaatan teknologi informasi sebagai bagian dari upaya modenisasi lembaga peradilan yang dapat membantu mengatasi berbagai macam kendala demi tercapainya pelayanan peradilan yang sederhana, cepat dan berbiaya ringan.
Teknologi informasi yang membantu kerja-kerja manusia tentunya akan membawa para pihak dan insan peradilan dalam kondisi yang hemat secara sumber daya, yaitu dalam menjangkau dan menyelenggarakan suatu administrasi peradilan baik secara ekonomis maupun secara geografis.
Kedua, adanya kecenderungan Surat Kuasa menjadi permasalahan formil di persidangan. Pernah terjadi suatu perkara didaftarkan oleh seorang advokat, namun dalam surat kuasanya turut mencantumkan nama penerima kuasa lain yang bukan merupakan advokat. Pernah pula Surat Kuasa yang didaftarkan berupa surat kuasa umum atau bahkan tidak memuat dengan lengkap subjek maupun objek yang digugat dalam Surat Kuasa, serta nama-nama pihak dalam perkara.
Dengan begitu, meskipun pendaftaran Surat Kuasa bukan merupakan syarat sah suatu perjanjian pemberian kuasa, namun pendaftaran Surat Kuasa sebelum pendaftaran perkara setidaknya dapat meminimalisir permasalahan-permasalahan formil tersebut, sebab Surat Kuasa yang tidak memenuhi syarat formil akan berpengaruh pada hasil pemeriksaan pokok perkara. Suatu Surat Kuasa yang sah akan menentukan keabsahan surat gugatan, sebab bagaimana mungkin Surat Gugatan yang dibuat oleh penerima kuasa akan sah apabila surat kuasanya sendiri tidak sah.
Selain daripada itu, verifikasi terhadap isi Surat Kuasa oleh verifikator di kepaniteraan tentunya untuk mencegah tidak dapat berlanjutnya kewenangan kuasa dalam mengajukan suatu perkara. Dikarenakan tidak adanya kewenangan untuk “membuat, menandatangani, mendaftarkan, dan mengajukan” suatu Surat Gugatan, sebab tanpa adanya kewenangan-kewenangan tersebut, tindakan Penerima Kuasa mengajukan gugatan dengan sendirinya telah batal demi hukum (null and void) sehingga dianggap tidak pernah ada (never existed). Majelis Hakim tidak akan mungkin memberikan toleransi terhadap suatu kewenangan yang semestinya terjadi di waktu yang lampau, sehingga tidak akan bersifat balik (irreversible).
Ketiga, kebijakan MA telah menentukan syarat-syarat pengajuan Surat Kuasa yang baik berdasarkan ketentuan Surat Edaran Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 1994 tentang Surat Kuasa dan Surat Edaran Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2012 tentang Rumusan Hukum Hasil Rapat Pleno Kamar MA Sebagai Pedoman Pelaksanaan Tugas Bagi Pengadilan.
Pimpinan PN Lubuk Basung berharap, pembentukan aplikasi ini, sebagai suatu upaya menjaga suatu kesatuan penerapan hukum (rechtseenheid). Sebab, suatu Surat Edaran Mahkamah Agung merupakan suatu peraturan kebijakan (beleidsregel) yang mengikat bagi internal dan harus dilaksanakan secara seragam oleh setiap jajaran dan instansi di MA.
Keempat, pembentukan aplikasi ini juga dapat menjadi sarana penyimpanan (storage) data Surat Kuasa Khusus. Sekaligus meningkatkan optimalisasi penerimaan negara bukan pajak yang wajib disetorkan kepada negara. Sehingga, secara tidak langsung membantu administrasi pencatatan pendaftaran Surat Kuasa yang selama ini dilakukan oleh staf secara manual, serta pencatatan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang bersumber dari Surat Kuasa.
Kelima, adanya kebutuhan atas kemudahan pelayanan dalam pendaftaran Surat Kuasa bagi advokat yang beracara di pengadilan. Sejauh ini, untuk dapat melampirkan Surat Kuasa yang telah terdaftar di pengadilan ke dalam aplikasi e-court, advokat masih harus datang ke pengadilan untuk melakukan pendaftaran surat kuasa. Hal ini merupakan pengingkaran terhadap konsep pendaftaran elektronik (e-filling) yang semestinya berlaku di mana saja dan kapan saja (real time).
Oleh karena itu, berdasarkan seluruh alasan-alasan tersebut di atas, PN Lubuk Basung berupaya membuat sebuah inovasi untuk memudahkan advokat dalam melakukan pendaftaran surat kuasa di PN Lubuk Basung. Dengan harapan, POSKA bisa menjadi solusi terbaik bagi advokat untuk meminimalisir kekeliruan-kekeliruan formil dalam Surat Kuasa, membantu pencatatan pendaftaran Surat Kuasa, mempermudah bisnis proses pendaftaran Surat Kuasa, membantu pencatatan PNBP yang bersumber dari Surat Kuasa dan sebagai alat bantu yang bisa digunakan advokat untuk melakukan pendaftaran Surat Kuasa kapan saja dan dari mana saja, tanpa dibatasi ruang dan waktu (real time).
Aplikasi POSKA ini, telah di-launching dan diresmikan oleh Ketua Pengadilan Tinggi Padang pada15 November 2024 di hadapan seluruh jajaran PN Lubuk Basung dan disaksikan secara daring oleh Ketua Pengadilan Negeri sewilayah hukum Pengadilan Tinggi Padang.
Pada launching tersebut, terdapat beberapa masukan yang positif dari para hadirin termasuk dari Ketua Pengadilan Tinggi Padang sendiri. Harapan ke depannya, aplikasi ini dapat menjadi ide dasar pengembangan pelayanan pendaftaran Surat Kuasa baik di Pengadilan Negeri di wilayah hukum Pengadilan Tinggi Padang maupun wilayah hukum Pengadilan Tinggi lainnya, bahkan untuk seluruh badan peradilan di seluruh Indonesia.
Setelah peresmian dan launching tersebut, beberapa advokat sudah menggunakan dan merasakan layanan melalui aplikasi POSKA tersebut. Banyak advokat yang merasakan kemudahan dalam mendaftarkan suatu surat kuasa, dan tidak hanya itu, tetapi juga memperoleh petunjuk dari verifikator mengenai administrasi pendaftaran Surat Kuasa, syarat formal pendaftaran Surat Kuasa, serta kewenangan penerima kuasa.
Hal tersebut tentunya akan membantu Majelis Hakim dalam pemeriksaan pokok perkara, baik dalam perkara perdata maupun dalam perkara pidana. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi dari Kepaniteraan Hukum, perlu inisiasi bisnis proses dalam bentuk prosedur operasional standar, atau biasa disebut SOP, untuk pendaftaran surat kuasa khusus via aplikasi POSKA tersebut.
Suatu inovasi haruslah mengandung nilai, yang membawa manfaat bagi seluruh pihak, dan di sisi lain harus mengandung ide. Terlebih ide yang muncul dalam suatu bisnis proses atau praktik-praktik pelaksanaan suatu pekerjaan, demi mempermudah penyelesaian masalah-masalah tersebut.
POSKA ini merupakan wujud dari kumpulan ide dan hasil pengembangan sepenuhnya yang dilakukan oleh sumber daya manusia yang ada di lingkungan PN Lubuk Basung, berdasarkan analisis terhadap bisnis proses beserta pengalaman-pengalaman yang muncul dalam praktik.
Aplikasi ini akan terus dikembangkan hingga bermuara pada tercapainya proses digitalisasi, optimalisasi, dan modernisasi data demi terwujudnya badan peradilan di bawah naungan Mahkamah Agung menjadi peradilan yang modern.
Selain itu, hal ini juga merupakan penerapan misi Mahkamah Agung: “Memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan kepada pencari keadilan”, yang untuk kata “berkeadilan” tersebut juga termasuk pada pelayanan yang segera dan tidak tertunda sebagaimana adagium “justice delayed, is justice denied”, yang berarti “keadilan yang tertunda sama dengan peniadaan keadilan itu sendiri”.
Untuk dapat mengakses aplikasi pendaftaran online surat kuasa advokat atau POSKA, pengguna dapat menggunakan web browser yang tersedia pada komputer maupun handphone pengguna dengan mengetik https://pn-lubukbasung.go.id/poska.
Pada halaman awal POSKA terdapat menu register, login, serta informasi-informasi terkait dengan aplikasi dan tata cara penggunaannya. Sesuai namanya, aplikasi ini hanya diperuntukkan khusus bagi advokat.
Untuk itu, advokat terlebih dahulu perlu mendaftarkan diri sebagai user untuk memperoleh akses terhadap aplikasi. Untuk melakukan pendaftaran, advokat dapat mengisi form pada halaman register yang telah disediakan. Untuk memastikan bahwa pengguna adalah seorang advokat, maka pada saat pendaftaran pengguna diminta untuk mengunggah kartu tanda advokat dan berita acara sumpah, yang merupakan legalitas seseorang sehingga dapat disebut sebagai advokat.
Pendaftaran akun akan diverifikasi oleh admin terlebih dahulu guna memastikan data-data yang diisi telah benar dan lengkap. Setelah dikonfirmasi, maka advokat akan menerima email yang berisi akun telah diaktivasi. Setelah akun pengguna diaktivasi, advokat dapat menggunakan email dan password yang telah dibuat pada saat pendaftaran, untuk melakukan login pada aplikasi.
Login sistem pada aplikasi bertujuan untuk membedakan akses antara user dengan admin, dan user yang satu dengan user lainnya. Sehingga, setiap pengguna baik user maupun admin harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam sistem untuk dapat menggunakan aplikasi.
Setelah advokat melakukan login pada aplikasi, advokat akan di bawa menuju halaman profil pengguna yang berisikan data-data yang pernah diisikan advokat pada saat pendaftaran.
Pada bagian menu, terdapat pilihan pendaftaran baru dimana advokat dapat melakukan pendaftaran surat kuasa secara online. Pada halaman pendaftaran baru tersebut, untuk mengajukan pendaftaran Surat Kuasa baru, advokat perlu mengisi data-data sebagai antara lain subjek, deskripsi dan lampiran. Subjek dapat diisi dengan judul permohonan. Deskripsi, diisi dengan pesan singkat terkait dengan pendaftaran surat kuasa yang diajukan.
Kemudian, attachment atau lampiran diisi dengan dokumen-dokumen persyaratan pendaftaran surat kuasa yang telah discan dan disimpan dalam format Portable Document Format (PDF) secara terpisah. Lampiran dapat memuat maksimal lima file yang terdiri dari surat kuasa bermaterai, dokumen identitas atau legalitas seluruh pemberi kuasa, kartu tanda advokat seluruh penerima kuasa, berita acara sumpah advokat seluruh penerima kuasa, serta dokumen-dokumen pendukung lain yang diperlukan.
Dalam hal Pemberi Kuasa adalah perorangan, maka dokumen identitas atau legalitas Pemberi Kuasa berupa Kartu Tanda Penduduk. Sedangkan untuk Pemberi kuasa berupa badan hukum, dokumen identitas atau legalitas Pemberi Kuasa berupa akta pendirian atau anggaran dasar, SK pengesahan badan hukum, pernyataan keputusan rapat tentang pengangkatan direksi. serta Kuasa Direksi kepada Pemberi Kuasa dengan hak substitusi, jika ada.
Untuk efisiensi penyimpanan, saat ini ukuran file per dokumen dibatasi maksimal 10 (sepuluh) megabyte per dokumen.
Setelah data-data tersebut diisi secara lengkap, pengguna melakukan submit untuk mengirimkan permohonan tersebut kepada admin kepaniteraan PN Lubuk Basung untuk di periksa. Apabila terdapat kekeliruan dalam Surat Kuasa atau dokumen-dokumen yang dipersyaratkan, maka admin akan segera menginformasikannya kepada advokat melalui aplikasi. Dan setelah permohonan dinyatakan lengkap, selanjutnya admin akan mengirimkan balasan kepada advokat untuk melakukan pembayaran PNBP. Pengguna wajib mengirimkan bukti pembayaran PNBP melalui aplikasi untuk diverifikasi.
Setelah semua proses selesai, admin akan mengirimkan kembali kepada advokat Surat Kuasa yang telah terdaftar dan ditandatangani secara elektronik oleh panitera melalui aplikasi. Sehingga advokat dapat mendownload surat kuasa tersebut untuk digunakan dalam pendaftaran perkara melalui ecourt.
Pada akhirnya, sebagaimana suatu pepatah “tiada gading yang tak retak”, maka harus diakui bahwa aplikasi POSKA ini masih jauh dari kesempurnaan. Masih banyak hal-hal yang membutuhkan penyesuaian dan pengembangan. oleh karena itu, segala kritik, saran dan ide-ide pengembangan sangatlah kami harapkan demi pengembangan aplikasi ke arah yang lebih baik.
Dengan memanfaatkan resource perangkat lunak sumber terbuka dan tanpa biaya, menjadikan aplikasi ini bebas untuk direplikasi atau diterapkan oleh seluruh pengadilan lain yang membutuhkan. Dan dengan adanya kebebasan tersebut diharapkan pengembangan aplikasi ini nantinya dapat dilakukan oleh siapa saja.