Kota Cimahi – Sejak berdiri pada tahun 1967, Pengadilan Agama Kota Cimahi telah menangani ratusan ribu perkara. Memasuki usia hampir 59 tahun, lembaga peradilan tersebut menghadapi tantangan besar berupa penumpukan arsip perkara yang jumlahnya mencapai ratusan ribu berkas, termasuk arsip yang telah berusia lebih dari tiga puluh tahun. Kondisi ini menuntut langkah strategis dalam pengelolaan kearsipan agar tetap tertib, efektif, dan selaras dengan perkembangan teknologi.
Ditemui di ruang kerjanya pada Kamis (26/2/2026), Panitera Pengadilan Agama Kota Cimahi, Asep Kustiwa, S.H., menjelaskan bahwa pihaknya tengah melaksanakan alih media arsip perkara ke dalam bentuk digital sekaligus melakukan retensi arsip yang tersimpan di gedung pengadilan di Jalan Ciawitali, Kota Cimahi. Upaya tersebut merupakan bagian dari penataan arsip yang telah terhimpun sejak lembaga ini berdiri.
Ia menambahkan bahwa proses penataan arsip di lokasi Jalan Terusan, Kota Cimahi, telah selesai dengan jumlah kurang lebih 26.952 (dua puluh enam ribu sembilan ratus lima puluh dua) berkas perkara tahun 2012 hingga 2015. Sementara itu, hingga 6 Februari 2026, pemilahan arsip di Jalan Ciawitali sebanyak 34.611 (tiga puluh empat ribu enam ratus sebelas) berkas perkara tahun 2016 hingga 2018 juga telah rampung dan saat ini memasuki tahap alih media ke format digital sebagai bagian of modernisasi sistem kearsipan.
Program digitalisasi dan retensi arsip ini mulai dilaksanakan sejak Juli 2024, bertepatan setelah Asep Kustiwa dilantik sebagai Panitera. Program tersebut diharapkan selesai pada akhir tahun 2026 dengan mempertimbangkan keterbatasan anggaran serta jumlah sumber daya manusia yang tersedia.
“Digitalisasi dan retensi arsip ini bertujuan untuk menjaga keamanan dokumen dari potensi kerusakan fisik seperti kelembapan, serangan rayap, dan faktor lainnya, sekaligus menyederhanakan pengelolaan kearsipan di tengah keterbatasan ruang arsip di Pengadilan Agama Kota Cimahi. Jika tidak dimulai dari sekarang, tumpukan arsip perkara akan terus bertambah dan berpotensi menyulitkan administrasi peradilan di masa mendatang,” ujar Asep Kustiwa.
Dalam pelaksanaannya, proses digitalisasi dilakukan secara bertahap dan penuh ketelitian. Setiap hari, tiga orang staf PPPK pada bagian kepaniteraan secara konsisten menyisir puluhan ribu arsip perkara satu per satu. Mereka memeriksa kondisi fisik berkas, memilah arsip berdasarkan masa retensi, serta melakukan alih media ke bentuk digital guna memastikan dokumen tetap terjaga dan mudah diakses.
Digitalisasi ini juga memberikan manfaat nyata bagi para pencari keadilan, karena memudahkan petugas dalam mengakses arsip secara cepat dan akurat tanpa harus menelusuri berkas fisik secara manual di dua gedung lama yang berada di Jalan Terusan dan Jalan Ciawitali. Dengan demikian, pelayanan menjadi lebih efisien dan responsif.
Melalui langkah tersebut, Pengadilan Agama Cimahi berharap pengelolaan arsip perkara menjadi lebih tertata, efisien, serta mendukung modernisasi layanan peradilan berbasis teknologi informasi, sekaligus menjaga keberlanjutan arsip sebagai dokumen penting lembaga peradilan.
