Arsip perkara memegang peranan penting dalam penyelenggaraan peradilan. Setiap perkara yang telah diputus dan telah berkekuatan hukum tetap merupakan dokumen negara yang harus dikelola secara tertib, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengelolaan arsip perkara yang baik tidak hanya mendukung tertib administrasi, tetapi juga menjamin kepastian hukum serta memudahkan penelusuran data perkara di kemudian hari.
Pengadilan Agama Bandung sebagai salah satu satuan kerja dengan beban perkara yang cukup tinggi, terus berupaya melaksanakan pengelolaan arsip perkara dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengarsipan dilakukan terhadap seluruh perkara yang telah dinyatakan selesai dan berkekuatan hukum tetap.
Jumlah arsip perkara di Pengadilan Agama Bandung tergolong besar. Sepanjang tahun 2025, tercatat sekitar 8.103 perkara yang telah selesai dan masuk dalam proses pengarsipan. Kondisi ini menuntut pengelolaan arsip yang tertib, konsisten, dan berkelanjutan agar seluruh dokumen tersimpan dengan baik serta mudah ditelusuri saat dibutuhkan.
Proses pengarsipan perkara diawali dengan penataan berkas sesuai dengan urutan kronologis dan kelengkapan administrasi perkara.
Setiap dokumen diperiksa kembali untuk memastikan kelengkapan berkas sebelum dilanjutkan ke tahapan berikutnya. Tahapan ini menjadi dasar penting dalam menjaga kualitas dan keutuhan arsip perkara.
Sebelumnya, berkas perkara tersebut telah dilakukan digitalisasi melalui proses pemindaian (scan) dokumen. Hasil pemindaian tersebut kemudian diunggah dan diinput ke dalam Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) sebagai arsip digital.
Digitalisasi ini, bertujuan mendukung modernisasi peradilan serta mempermudah akses dan penelusuran data perkara secara elektronik.
Setelah proses digitalisasi selesai, berkas fisik perkara ditata kembali. Berkas disusun dan dijahit agar rapi dan kondisinya terjaga dengan baik.
Berkas persidangan merupakan arsip yang memiliki nilai guna hukum dan administratif. Dalam pengelolaan arsip perkara, tidak seluruh berkas persidangan disimpan secara permanen, melainkan dilakukan retensi arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Dokumen yang memiliki nilai guna permanen dan tetap disimpan adalah akta cerai, salinan putusan, dan salinan penetapan. Sementara itu, berkas perkara lainnya dilakukan pemusnahan setelah memenuhi persyaratan administrasi serta jangka waktu yang ditetapkan.
Retensi arsip dilakukan untuk menyesuaikan keterbatasan ruang arsip, mengingat jumlah arsip perkara terus bertambah setiap tahunnya sedangkan volume ruang arsip tidak bertambah.
Maka, dilakukan penyesuaian agar pengelolaan arsip tetap dapat dilaksanakan secara rapi, tertib, efektif, dan berkelanjutan.
Berkas perkara yang telah ditata selanjutnya disimpan dan diatur di ruang arsip Pengadilan Agama Bandung sesuai dengan klasifikasi nomor perkara, jenis perkara, tahun perkara, dan sistem penyimpanan yang berlaku. Penataan ruang arsip dilakukan secara sistematis untuk menjaga keamanan dokumen serta mempermudah proses pencarian arsip bagi kebutuhan administrasi maupun pelayanan kepada masyarakat.
Keberadaan arsip perkara yang tertata dengan baik sangat mendukung pelayanan publik. Para pihak kerap mengajukan permohonan pengambilan akta cerai, salinan putusan, salinan penetapan maupun legalisir akta cerai untuk berbagai keperluan administrasi.
Dengan pengelolaan arsip yang rapi dan terstruktur, permintaan tersebut dapat dilayani secara lebih cepat, tepat, dan akuntabel.
Melalui pengelolaan arsip perkara yang tertib dan berkesinambungan, Pengadilan Agama Bandung berkomitmen menjaga kualitas administrasi peradilan, mendukung transparansi, serta memastikan setiap arsip perkara tersimpan dengan rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.